Informationspflicht nach Artikel 13 der EU Datenschutz - Grundverordnung (DS-GVO)

  • Datenschutzordnung im Trochtelfinger Geschichts- und Heimatverein e.V.
  • Präambel
  • Der Trochtelfinger Geschichts- und Heimatverein e.V., verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation von Veranstaltungen/Ausstellungen, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins und der Nachforschung zur Geschichte von Trochtelfingen). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
  • § 1 Allgemeines
  • Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Mitarbeitern bei der Vorbereitung und Präsentation von Ausstellungen, Veröffentlichungen zur Geschichte von Trochtelfingen automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen, Übersichten schriftlichen Beiträgen/ Veröffentlichungen aber auch Vorträgen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
  • § 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
  • Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
  • Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Bankverbindung, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein.
  • § 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
  • Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen, in den Vereinsmitteilungen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.
  • Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: wie Teilnehmer an Veranstaltungen, Ausstellungen
  • Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.
  • Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
  • § 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
  • Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben sind die Mitglieder des Vorstandes nach § 26 BGB.
  • Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art.13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig. Die verantwortliche Stelle ist:
  • Trochtelfinger Geschichts- und Heimatverein
  • Vorsitzender Bernhard Klingenstein
  • Marktstraße 30
  • 72818 Trochtelfingen
  • Tel.: 01711216419
  • E-Mail: bernhard_klingenstein@web.de
  • § 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
  • Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern), insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige AufgabensteIlung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
  • Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.
  • Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
    satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z
    .B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
  • § 6 Kommunikation per E-Mail
  • Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
  • Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als .bcc" zu versenden.
  • § 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands), sind auf den vertraulichen Umgang mit
    personenbezogenen Daten zu verpflichten
    .
  • § 8 Datenschutzbeauftragter
  • Da im Verein weniger als10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein keinen Datenschutzbeauftragten zu benennen.
  • § 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
  • Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und
    Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand. Änderungen werden nur vom Administrator eingebracht.
  • Der Vorstand ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.
  • § 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
  • Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung- oder -weitergabe ist untersagt.
  • Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
  • § 11 Datenerfassung auf unserer Website

  • Cookies
  • Die Internetseiten verwenden teilweise so genannte Cookies. Cookies richten auf Ihrem Rechner keinen Schaden an und enthalten keine Viren. Cookies dienen dazu, unser Angebot nutzerfreundlicher, effektiver und sicherer zu machen. Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Rechner abgelegt werden und die Ihr Browser speichert.
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  • Server-Log-Dateien
  • Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind:
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  • Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.
  • Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen gestattet.
  • Kontaktformular / Beitrittserklärung
  • Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen oder mit der Beitrittserklärung, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.
  • Die Verarbeitung der in das Kontaktformular eingegebenen Daten erfolgt somit ausschließlich auf Grundlage Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. Dazu reicht eine formlose Mitteilung per E-Mail an uns. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitungsvorgänge bleibt vom Widerruf unberührt.
  • Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z.B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.
  • Plugins und Tools
  • YouTube
  • Unsere Website nutzt Plugins der von Google betriebenen Seite YouTube. Betreiber der Seiten ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.
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  • Google Web Fonts
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  • § 12 Inkrafttreten
  • Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 25.05.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

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